Chatbot no WhatsApp Business para consultoria: passo a passo da implantação

Antes de começar: o que o bot vai fazer na consultoria

Numa consultoria que vende projetos, o bot tem um trabalho principal: atender o pedido de proposta a qualquer hora, entender o que o consultor vai precisar e marcar a reunião de diagnóstico. O resto vem em volta: lembrete da reunião, formulário de pré-diagnóstico, retomada da proposta enviada, passagem do cliente em projeto para o consultor dele.

Vale escrever isso numa frase antes do primeiro passo. Ela vira o critério para decidir cada detalhe da configuração. Se uma ideia não ajuda o pedido a virar reunião, ou a proposta a ter resposta, ela pode esperar.

Passo 1: o número na API oficial

O bot roda sobre a WhatsApp Business Platform, a API oficial da Meta. O número da consultoria é ligado a ela, e as conversas passam a cair numa caixa de entrada que a equipe divide, com histórico por empresa. Se hoje o número usa o aplicativo WhatsApp Business no celular de alguém, o primeiro passo é decidir a migração e avisar quem atende.

Decida também qual número vai ser o da consultoria. Se cada sócio atende pelo próprio celular, escolha um número da empresa e combine como avisar os clientes da carteira.

Passo 2: o mapa das conversas

Liste os tipos de conversa que chegam num mês comum e diga quem deve atender cada um. Numa consultoria, os tipos mais comuns são o pedido de proposta novo, o cliente em projeto, o ex-cliente que volta, a indicação de parceiro e o que não é venda. O guia como mapear as conversas traz um modelo de tabela.

Passo 3: as perguntas do pedido de proposta

O pedido costuma chegar numa frase. O bot pergunta o que falta, conversando, uma coisa de cada vez:

• Segmento. Indústria, comércio, serviço, saúde, educação.
• Porte. Em faixas que a consultoria define, por número de pessoas ou de unidades.
• O problema, nas palavras do cliente. "O caixa não fecha" diz mais ao consultor do que uma categoria escolhida num menu.
• Urgência. Se há uma data que pesa, como o fechamento do ano ou uma rodada de crédito.
• Quem decide. Para a reunião de diagnóstico ter quem precisa estar nela.

O resto do levantamento vai no formulário de pré-diagnóstico, depois da marcação. Conversa longa antes de marcar cansa quem escreveu à noite, depois de um dia inteiro tocando a própria empresa.

Passo 4: a lista do que o bot não responde

Escreva e aprove com os sócios. Numa consultoria, a lista tem pelo menos estes itens: valor e escopo do projeto, prazo de entrega, opinião sobre o caso do cliente, promessa de resultado e qualquer pedido de documento financeiro pelo chat. Para cada item, escreva a frase que o bot usa para explicar e o próximo passo que ele oferece, que pode ser a reunião com o consultor.

Pela LGPD, o tratamento de dados deve se limitar ao mínimo necessário para a finalidade. Para marcar uma reunião, o bot não precisa de balanço, extrato nem senha. Documento do cliente vai pelo canal que a consultoria definir.

Passo 5: a agenda de cada consultor

O bot só oferece horários livres. Para isso, cada consultor tem a sua agenda, com os dias e as faixas em que faz diagnóstico, o formato (vídeo ou presencial) e a duração. Quando há mais de um consultor na mesma área, defina a regra de distribuição: rodízio, especialidade ou quem já atendeu a empresa. O lembrete da véspera sai com o link da videochamada.

Passo 6: o formulário de pré-diagnóstico

Depois de marcar, o empresário recebe um formulário curto com as perguntas que o consultor quer ver antes da reunião. As respostas entram no cadastro da empresa, ao lado da conversa. Um formulário por área funciona melhor do que um formulário único, porque o consultor de processos e o de finanças querem saber coisas diferentes.

Passo 7: o funil e a retomada da proposta

Configure as etapas do funil com os nomes da sua consultoria. Um desenho comum é: novo pedido, qualificado, diagnóstico marcado, proposta enviada, projeto fechado. Cada mudança de etapa pode disparar uma ação. Na proposta enviada, por exemplo, a retomada sai depois de alguns dias sem resposta, no prazo que a equipe definir, perguntando se ficou alguma dúvida e oferecendo uma conversa com o consultor.

A retomada costuma sair fora da janela de 24 horas. A documentação da Meta diz que, fechada a janela, a empresa só envia modelos de mensagem aprovados, e só para quem aceitou receber. Os modelos de lembrete e de retomada são escritos e enviados para aprovação durante a configuração.

Passo 8: o teste com casos reais

Antes da estreia, a equipe conversa com o bot como se fosse cliente. Use conversas reais do último mês, com os nomes trocados, e inclua as perguntas difíceis:

• "Quanto custa?" logo na primeira mensagem.
• "O que vocês acham que eu devo fazer com o meu estoque?"
• Empresa fora do perfil que a consultoria atende.
• Pedido para falar com um sócio pelo nome.
• Cliente em projeto reclamando de um prazo.
• Mensagem às 23h de sábado.

Cada resposta errada vira um ajuste na regra ou na base de respostas. O bot só estreia quando os sócios aprovam o resultado do teste.

Passo 9: a estreia e o depois

Comece por uma área ou um tipo de projeto, como o diagnóstico financeiro. Depois da estreia, alguém lê as conversas com atenção: onde o empresário desistiu, que pergunta o bot não entendeu, que pedido foi para a pessoa errada. Os ajustes saem dessa leitura, e nenhum vai ao ar sem aprovação.

Quem faz o quê

Checklist

• O número da consultoria está decidido e a equipe sabe da migração.
• O mapa das conversas diz quem atende cada tipo.
• As perguntas do pedido de proposta cabem numa conversa curta.
• A lista do que o bot não responde está aprovada.
• Cada consultor tem agenda, formato e duração definidos.
• Os modelos de lembrete e de retomada foram enviados para aprovação.
• O teste incluiu as perguntas difíceis.
• A estreia começa por uma área, com alguém lendo as conversas.

Para o que costuma dar errado no caminho, leia os erros que travam a implantação. Para ver o que contratar, veja o que uma consultoria de WhatsApp precisa entregar.